Ролпласт подобрява организационната култура и ефективността на работа с помощта на LEAN методология от Некст Консулт

Изцяло българската фирма Ролпласт ЕООД е създадена през 2000 г. първоначално с основен предмет на дейност производство и продажба на външни и вътрешни щори. За 15 години компанията успява да се превърне в най-големия производител на прозорци, врати, щори и фасади в България и в цяла Югоизточна Европа. Производствената база е разположена в Костинброд на площ от над 75 хил. кв. м., от които 15 хил. кв. м. застроена площ с цехове за производство на прозорци и врати, стъклопакети и обработка на стъкла, щори и комарници, и фолиране на профили.

Предизвикателството: постоянно подобрение и повишаване на ефективността

Голямата гордост на фирмата е новата модерна линия за производство на дървени прозорци. С навлизането на тенденцията за ползване на естествени материали, Ролпласт са убедени, че пазарите в Западна Европа ще приемат отлично новият им продукт заради отличното качество, добрите цени и бързите срокове на доставка.

Ролпласт разполага с широка търговска мрежа в цялата страна, съставена от 52 собствени и 98 франчайз търговски обекти и поддържа 29 склада на едро в България, 5 в Македония и 14 в Сърбия. Общият брой служители, които работят в компанията е 500, а годишният оборот надхвърля 45 млн. лв.

Бързото развитие на компанията и излизането на международните пазари обаче създава нуждата от организация на производствените процеси на следващо ниво, което да направи Ролпласт още по-конкурентоспособни. Ръководството е наясно, че трябва да се въведе система, която да осигурява постоянно подобрение на представянето и повишаване на оперативната ефективност. На среща с екипа на водещата на българския пазар консултантска компания Некст Консулт в края на 2014 г. се стига до решение за въвеждане на японската лийн (lean) Програма 20 Keys® (20 Kлюча). Разностранният опит на консултантите от Некст Консулт от изпълнението на над 250 консултантски проекта в областта на оперативната ефективност, бизнес стратегията, маркетинга и оптимизирането на бизнес процесите подсказва, че на Ролпласт е необходима цялостна програма, която систематично и последователно да обхване и адресира всички основни области на компанията. Японската методология 20 Ключа®, за която Некст Консулт е сертифицирана за България от нейните създатели от PPORF Development Institute – Япония, е именно такава програма. Тя е внедрена успешно в над 700 компании в целия свят в различни индустрии, култури и икономически условия. Програмата обхваща 20 ключови аспекта в дейността на компанията и дефинира практики за постигане на световно ниво с три основни цели:

• Производство с по-малко грешки, по-малко преработка, по-високо качество на продукцията
• Намаляване на времето от получаване на клиентска поръчка до доставка
• Постигане на ефикасност – по-малко загуби на ресурси и време.

Решението: „НАЙ-ГЪВКАВИТЕ ПРИНЦИПИ, КОИТО НИЕ ПРИПОЗНАХМЕ“

Методологията 20 Ключа® се фокусира върху прилагането на Кайзен идеологията за трансформация на фирмената култура от най-ниското до най-високото ниво в йерархията и създаването на екип от силно мотивирани и добре обучени служители, и добра управленска структура, които биха генерирали достатъчни ползи за компанията и нейните клиенти.

За етапите от внедряването на програмата, трудностите и първите подобрени резултати разказват основните фигури в мениджърския екип, които са и ръководители по различни ключове:

• Петър Грънчаров, Мениджър проекти и фасилитатор на програмата
• Росен Деянски, Административен директор
• Катерина Микова, Мениджър Производство Щори
• Христина Масларова, Мениджър Производство PVC прозорци

Петър: Когато дадена фирма започва да се разраства, се появява нуждата от много стриктни правила за управление, защото в противен случай влакът може да излезе от релсите. На пазара има няколко лийн системи, но може би 20-те Ключа са най-гъвкавите принципи, които ние припознахме, а Некст Консулт са най-добрите консултанти, работещи с тази програма.

Христина: На практика ние всяка година се променяме и подобряваме нещо в работния процес. В един момент осъзнахме, че се нуждаем от консултанти, някой, който отстрани да погледне и да ни каже кой е най-верният път да вървим напред. Факт е, че всяка година е различна – и в процесите на работа и в комуникацията между отделите. Затова дойде времето за осъзнати решения и правила.

Росен: Ролпласт е изцяло българска компания, която е започнала с 4-5 служители само. Първите 7-8 години следваше бурно развитие, когато годишният ръст надвишаваше дори 50%. През 2008 – 2009 г. компанията се разрасна и се усети нуждата от внедряване на методи на управление, които да създават устойчивост. За съжаление тогава дойдоха кризисните времена и ние пренасочихме усилията към действия за задържане на пазара, защото в нашия бранш кризата удари най-силно.

Друга необходимост, която ни накара да предприемем действия за внедряване на методи за управление, различни от тези, които ние имаме, е необходимостта да сме по-конкурентни на пазара и особено в чужбина, където продаваме. И тогава срещнахме Некст Консулт.

Христина: Презентацията на системата 20 Ключа® беше в края на 2014 г., пред целия мениджърски екип и буквално всички се съгласихме, че това е „нашата“ система.

Катя: Разбира се, споделихме решението за внедряване на системата с абсолютно всеки един служител в компанията. За тях първоначално беше трудно да разберат каква е ползата и дори може би е изглеждало като допълнително натоварване с работа. Задачата ни беше максимално бързо да им покажем реалната полза за тях самите и да стопим недоверието. Днес хората приемат промените като нещо положително, което им дава възможност да се изявят и виждат своя личен принос. Това им дава друга мотивация за работа.

Петър: Бих искал да обърна внимание, че една фирма колкото по-рано започне с внедряването на подобна система, толкова по-лесно ще бъде то. Няма нужда да чака да станат 400-500 души, защото тогава структурата е по-тежка и всяка стъпка за промяна е по-сложна.

Росен: Заедно с партньорите от Некст консулт решихме откъде да започнем, като те ни насочиха кои са основните ключове на базата на направен анализ. Основните критерии бяха стратегическите приоритети и къде има по-голяма област за подобрение – управление на качеството, поддръжка на оборудването, производствено планиране, което ни помага да сме по-гъвкави.

Петър: Първите ключове, по които започнахме работа, бяха подредба и организация на работното място, синхронизация на целите в отделните мини-бизнеси на самата компания и организация на работата в малки групи.

Ползите: ЛИЧНИЯТ ПРИНОС НА ВСЕКИ ЕДИН ИМА ЗНАЧЕНИЕ ЗА УСПЕХА!

Христина: За всеки ключ имаше обучение с абсолютно всеки човек – къде се намираме в момента и какво трябва да постигнем. После направихме табла за целите, за предложения, за проблеми, които хората имат. Служителите трябваше да разберат, че всеки човек е важен за тази компания и те истински се увлякоха.

Катя: Съвсем нормално е във всеки отдел да има проблеми. Тогава е добре да се събере малка група и тези проблеми да се споделят. Хората видяха, че са по-свободни в това да дават предложения и да бъдат изслушани. Самите ние, като мениджъри, тогава се сблъскахме с проблеми, за които не сме знаели, въпреки, че сме в производството всеки ден.

Христина: Винаги сме си мислили, че сме контролирали качеството, но се оказа, че има какво да се подобри. Трябваше да изградим точни параметри, в които винаги да влизаме. Направихме чек листи в различните производства, които всяка смяна трябва да проверява. Преди излизането на готовия продукт организирахме също проверка. Дори започнахме да мислим за т.нар. „пока-йоке“-решения, които могат да предотвратят евентуална грешка. Засилихме мерките за качеството, свързани с европейските изисквания. Направихме оценка на всяко действие и на практика между звената вече има приемственост. Рекламациите намаляха осезаемо. Оценката на нашите клиенти за съответните производства също бележи ръст – следим четири показателя – точност, бързина, качество и комуникация, които в началото бяха със средна оценка от 3,80, а към настоящият момент е 4,00.

Петър: По всеки ключ се прави бенчмаркинг, контрол на определен период – изготвяме оценка на текущото състояние, като сме си поставили критерии за покриване. Подобри се и сътрудничеството между отделите на всички нива и цялостната фирмена комуникация. Сега, когато някой отдел има проблем – той е общ проблем. Радваме се, че изградихме добра организационна култура.

Въведохме и още един ключ, който касае поддръжката на машините. Идеята е, че самият работник трябва да сe грижи за машината, на която работи. Не че нямаме хора за ремонт, но е въпрос на възпитание и образоване да имаш отношение към това, с което работиш.

Росен: Това, че сме лидери на пазара ни задължава да сме още по-добри, защото всички гледат нас и защото следващите ще ни догонят. Идеята ни е да разширяваме международните пазари, а за нашите силни страни като качество и най-вече срокове, се изисква спазването на много строги правила. Системата 20 Ключа® променя мирогледа на хората, че всяко нещо търпи промяна и подобрение. Винаги може да е по-добре и ако на някой нещо не му харесва, трябва да предприеме действие, за да се променят нещата.

За изминалите почти две години работа по прилагане на Ключовете екипът на Ролпласт е разбрал, че няма бърза и проста рецепта за успех. Предстои им още не малко работа по пътя към постоянно подобрение и усъвършенстване на вътрешните процеси, организацията и методите на управление. Но в Ролпласт вече се вижда една променена и енергизирана атмосфера, в която промените към по-добро все по-често се случват, а все повече служители разбират, че личният им принос има значение за успеха на тези промени.