Как да изградим онлайн център за обслужване на клиенти
Ще разкажа как лесно и бързо можете да организирате и улесните онлайн работата на бюро за преводи. Позлвайки програма като Bitrix.24, можете да улесните себе си и клиентите с комуникацията и обработката на заявки те за превод. Да се получават, предават и обсъждат документи между клиента и преводача по удобен и прегледен начин. Клиента да може да използва онлайн портала само с електронна поща а вие и вашите служители ще можете да обработвате и работите, дейностите. Освен това, приложението може да се ползва и на вашият смартфон.
Какво Ви трябва?
Трябва да регистрирате свой Bitrix24, той ще е Вашата работна среда. Нека използваме безплатния план на Bitrix24 с него могат да работят до 12 служителя. Ако все още не сте регистрирали свой безплатен Битрикс24 направете го сега чрез моя партньорски линк за да получите напълно безплатно два часа консултация по скайп (ще са Ви от полза).
Какво виждате?
Първото което виждате в своя Bitrix24 е Активната лента (Activity Stream) това е социалната мрежа на Битрикс24 в нея служителите могат да общуват, да си изпращат съобщения, да прилагат документи, да правят анкети и дори да създават задачи свързани с конкретно съобщение.
Рис. 1 Това е активната лента на Bitrix24 – социалната служебна мрежа с възможност за харесване, споделяне, добавяне на документи.
Всеки пост може да бъде коментиран, харесван и споделян с конкретен служител, с няколко или дори с всички служители.
3. Какво става на практика?
Получавате писмо от потенциалния клиент за превод на документ по електронната поща.
Писмото има електронен адрес, съдържание и евентуално име на човека и прикачен файл. Нека го използваме за създаване на работно съобщение в Bitrix24.
Създаваме нов пост в Битрикс24 със заглавие Клиент – Име – дата, за съдържание на поста пишем отговор на писмото и цитираме текста получен от клиента. Прикачваме файлове, ако има такива и най-важното в клетката за получатели въвеждаме електронния адрес на клиента. При самото въвеждане Битрикс24 предлага да се въведат двете имена на собственика на мейла и да се добави към контактите в CRM – направете и двете неща.
Рис. 2 Създаваме първия пост с получател електронния адрес на клиента.
Вече имаме пост с получател самия клиент. В неговата поща ще бъде получено красиво оформено писмо със съдържанието на поста.
Клиента може директно да отговори на писмото, а може и да се съгласи с поканата да отвори скритата страница с целия диалог и да коментира там. И в двата случая неговия отговор ще бъде добавен в дискусията.
Клиента вижда цялата нишка на обсъждане заедно с документите онлайн без да прави предварителни регистрации и да помни адрес на сайт.
Следват няколко разменени съобщения и файлове – клиента получава своя превод, а преводача своето възнаграждение.
Рис.3 Така изглежда нишката на дискусията в пощенската програма.
Рис. 4 Така изглежда тайната страница на дискусията отворена в браузер.
Какъв е резултата
Бюрото за преводи е показало добро отношение и оперативност, а в неговия Битрикс24 са останали всички работни документи и обсъждания. Координатите на клиента вече са съхранени в CRM модула и при следващ превод информацията за клиента е само от полза. За постоянен клиент е добре да създавате специална работна група за него и да публикувате постовете само там.
Всяка работна група има свои Активна лента, календар, задачи и хранилище за документи. В група можете също така да работите съвместно с друг преводач върху голям документ. В хранилището за документи се пази историята на промяната на всеки документ, а офис документите могат да се редактират направо онлайн без да се ползват допълнително закупени програми. Така напълно безплатно, бързо и понятно получавате свой онлайн център за обслужване на клиенти.
Регистрирайте още сега своя безплатен Bitrix24 и ще получите 2 часа безплатна консултация по скайп. Така ще можете да узнаете как да изпращате SMS директно от своя Битрикс24 или как да използвате телефонията за обслужване на клиентите.
Изводи:
– онлайн център може да бъде направен напълно безплатно;
– с Bitrix24 можете да обслужвате клиенти без да им давате пълен достъп;
– добавянето на мейл в полето за адресиране на пост добавя клиента и в CRM;
– работните групи имат своя активна лента и помагат за работа с постоянни клиенти;
– от Битрикс24 можете да изпращате SMS и да провеждате телефонни разговори.
Bitrix24 e безплатна облачна услуга за задачи и проекти с модул за работа с клиенти и телефония. А Intranet.bg e сайт за Bitrix24 на бългрски.
